Applicant Tracking System được biết đến là phần mềm để hỗ trợ cho quá trình tuyển dụng nhân sự tại các doanh nghiệp. Vậy cụ thể Applicant Tracking System là gì và hoạt động ra sao? Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng đến Applicant Tracking System? Để hiểu chi tiết về thuật ngữ này, các bạn hãy xem bài viết dưới đây!
Applicant Tracking System là gì?
Applicant Tracking System (ATS) được hiểu là Hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên, đây là một phần mềm lưu trữ hồ sơ xin việc của các ứng viên. Hiện nay, phần mềm này được ứng dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp giúp hỗ trợ cho quá trình tuyển dụng, có thể thay thế cho các phần mềm truyền thống như spreadsheet.
Phần mềm xử lý ATS không chỉ dừng lại ở việc xử lý bảng tính cơ bản như các phần mềm truyền thống, mà nó còn giúp các doanh nghiệp thu thập, sắp xếp và sàng lọc hồ sơ ứng viên, thực hiện các tính năng phức tạp hơn. Từ đó giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao quản lý và xử lý nhanh chóng.
Tại sao các doanh nghiệp lớn thường sử dụng Applicant Tracking System?
Phần mềm ATS được tạo ra để hỗ trợ các nhà tuyển dụng nhân sự quản lý hồ sơ ứng viên và giải quyết khối lượng lớn công việc. Ngày nay, nhu cầu tuyển dụng cũng như nộp hồ sơ trực tuyến tăng cao, mỗi vị trí tuyển dụng thu hút hàng trăm cho đến hàng ngàn hồ sơ. Điều này khiến cho việc tiếp nhận, xử lý và sàng lọc hồ sơ cũng trở nên khó khăn nếu chỉ áp dụng quy trình tuyển dụng truyền thống.
Chưa kể đến tại các tập đoàn lớn có cơ cấu tổ chức phức tạp cần tuyển dụng số lượng lớn nhân viên, hoặc có rất nhiều vị trí cùng đăng tuyển một lúc. Nếu không có phần mềm hỗ trợ việc sắp xếp và sàng lọc thì rất khó để xử lý toàn bộ hồ sơ và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
Như vậy, phần mềm ATS ra đời có thể giúp các nhà tuyển dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn có nhu cầu tuyển dụng nhiều vị trí giải quyết được công việc hiệu quả. Từ đó khắc phục được nhược điểm nhận hồ sơ xin việc trên giấy hoặc hộp thư email quá tải.
Các tính năng cơ bản của phần mềm Applicant Tracking System
Quản lý hồ sơ tự động
Phần mềm ATS được tích hợp các tính năng giúp đơn giản hoá quy trình tuyển dụng, thay vì thực hiện thủ công tốn nhiều thời gian lựa chọn hồ sơ thì với phần mềm ATS sẽ xử lý nhanh chóng. Khâu tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ được tự động hoá và đồng thời còn quảng bá tuyển dụng.
Tạo nguồn dữ liệu ứng viên chất lượng
Applicant Tracking System có thể tích hợp các trang mạng xã hội và thông tin tuyển dụng giúp thu thập và lưu trữ dữ liệu ứng viên. Trong đó bao gồm mọi thông tin liên quan đến tiến trình việc làm, thông tin trao đổi đều lưu trữ tại nguồn nhằm tránh thất lạc.
Cộng tác tuyển dụng
Applicant Tracking System cho phép các nhà quản lý và chuyên viên liên quan đến quy trình tuyển dụng đều nắm bắt được thông tin và tham gia vào quá trình tuyển dụng, đánh giá ứng viên. ATS có chức năng gửi thông báo đến hội đồng và cả ứng viên, đặc biệt là người dùng cộng tác có thể theo dõi hoạt động tuyển dụng trên cùng một giao diện, tránh tình trạng không nắm bắt được thông tin.
Báo cáo tự động
Phần mềm có tính năng tự động đo lường và chuyển đổi các bước thực hiện, tính toán chi phí tuyển dụng cho ứng viên. Dựa vào báo cáo này, nhà tuyển dụng có thể đưa ra phương án quản lý ngân sách tuyển dụng, đề ra kế hoạch hoặc điều chỉnh chính sách tuyển dụng phù hợp.
Phần mềm Applicant Tracking System hoạt động ra sao?
Applicant Tracking System hoạt động theo một quy trình bài bản và cho ra kết quả xếp hạng hồ sơ ứng viên. Cụ thể, phần mềm ATS hoạt động theo quy trình như sau:
Sử dụng câu hỏi loại trực tiếp
Khi ứng viên nộp hồ sơ qua cổng thông tin của doanh nghiệp sẽ được yêu cầu trả lời một số câu hỏi bắt buộc. Đây là những câu hỏi loại trừ giúp sàng lọc hồ sơ ở bước đầu. Nếu ứng viên trả lời không đạt yêu cầu thì hồ sơ đã được phần mềm ATS gắn cờ hoặc tự động từ chối, còn nếu câu trả lời đạt yêu cầu thì hồ sơ sẽ được chuyển sang bước tiếp theo.
Sàng lọc hồ sơ qua từ khóa liên quan
Việc lọc hồ sơ qua phần mềm quản lý hồ sơ ứng viên dựa trên từ khoá có liên quan đến các kỹ năng hoặc chức danh của vị trí tuyển dụng. Ngoài ra, ATS cũng lưu trữ thông tin ứng viên theo các từ khoá và những ứng viên nào có từ khoá đó trong hồ sơ sẽ được lọc ra để nhà tuyển dụng xem xét.
ATS hoạt động dựa trên những thuật toán và từ khoá, nó không thể đánh giá được khả năng hay tiềm năng của ứng viên. Nếu trong sơ yếu lý lịch của ứng viên không có thuật ngữ chính xác liên quan đến từ khóa sẽ bị loại bỏ. Do đó, các ứng viên nên biết cách tối ưu nội dung trong sơ yếu lý lịch của mình.
Xếp hạng hồ sơ của ứng viên phù hợp
Một số phần mềm ATS có chức năng so sánh hồ sơ của ứng viên với bảng mô tả công việc và xếp hạng hồ sơ phù hợp. Nhờ đó nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng xem xét các ứng viên xếp hạng cao nhất mà không cần mất nhiều thời gian xem qua từng hồ sơ.
Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ Applicant Tracking System là gì và cách thức hoạt động. Đối với nhà tuyển dụng, đây sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc tìm kiếm các ứng viên phù hợp. Hy vọng các doanh nghiệp sẽ áp dụng phần mềm giúp quản lý công việc tuyển dụng hiệu quả hơn.